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Vertrag zum Weinhandel: in Outlook, im Netzlaufwerk oder im Ordner der Buchhaltung?
Dokumentenmanagement
Jede Datei dort, wo das Team sie braucht.
Verträge, Rechnungen, Zertifikate, Protokolle und E-Mails liegen zentral an einem Ort. Verknüpft mit Gast, Zimmer oder Lieferant und auf einen Klick wiederfindbar.
Ohne felixUnity
Was heute Zeit kostet
Papier, Mails und 3 Cloud-Ordner.
Dokumente verteilen sich auf Postfächer, Netzlaufwerke und Zettel. Niemand findet im Zweifel das richtige.
Doppelte Ablage
Dieselbe Rechnung landet im Papierordner, als Scan und als PDF-Attachment. Niemand pflegt alles.
Rechte unklar
Wer darf welche Zertifikate sehen? Vieles liegt auf einem Admin-Account oder auf dem Laufwerk von Herrn Müller.
Audit kostet Tage
Vor jeder Prüfung werden Zertifikate, HACCP-Protokolle und AVVs manuell zusammengesucht.
Mit felixUnity
Ein Archiv, in dem jeder findet, was er sucht.
Verträge, Rechnungen, Zertifikate und Protokolle liegen an einer Stelle, mit Rechten pro Rolle. felixUnity ordnet jedes Dokument automatisch dem passenden Vorgang zu, erkennt Inhalte per Volltextsuche und markiert, was auslaufen wird.
- Ein Archiv statt fünf SystemeMails, Scans und Uploads landen am selben Ort. Die Zuordnung zu Gast, Lieferant oder Zimmer passiert automatisch.
- Keine doppelte AblagefelixUnity erkennt Duplikate und verknüpft Scan, PDF und E-Mail zum selben Vorgang. Jedes Dokument liegt nur einmal da.
- Rechte sauber gesetztZugriff pro Rolle oder Person. Zertifikate der IT sieht die IT, HACCP-Protokolle sieht die Küche. Nachweisbar bis zum Datum.
- Audit in Minuten statt TagenAlle Zertifikate, Fristen und Nachweise auf Knopfdruck. Ablauf-Warnung vor dem Prüfungstermin, nicht danach.
So sieht es aus
Ein Archiv, alle Formate, saubere Zuordnung.
Jedes Dokument gehört zu etwas: einem Gast, einem Lieferanten, einem Zimmer oder einem Zeitraum. felixUnity verknüpft automatisch und macht die Dokumente auffindbar.
Wie es abläuft
Vom Posteingang in die richtige Ablage.
Erfassen
Mail-Anhang, Upload oder Scan - alles landet im Posteingang.
Kategorisieren
KI schlägt Kategorie, Gast oder Lieferant vor. Sie bestätigen in einem Klick.
Zuordnen
Automatisch mit Vorgang verknüpft: Reservierung, Rechnung, Vertrag.
Zugreifen
Volltextsuche über alles. Rechteverwaltung pro Rolle oder Person.
Zeigen statt erklären
Sehen Sie
Ihre Dokumentenablage neu gedacht.
In der Demo zeigen wir an einem Beispiel aus Ihrem Alltag, wie der Weg von einer E-Mail-Rechnung bis zum sauberen Ablagepfad aussieht.
In 30 Minuten sehen Sie:
- Wie Dokumente automatisch kategorisiert werden
- Wie Verknüpfung zu Gast und Lieferant läuft
- Wie das Team Audit-Nachweise auf Knopfdruck zieht